एक महान वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग अनुभव के लिए 9 अच्छे वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग शिष्टाचार के लिए इस लेख को पढ़ें। कॉन्फ्रेंसिंग के दौरान क्या नहीं करना है। (2020)

वीडियो-कॉन्फ़्रेंसिंग के सबसे अच्छे लाभों में से एक लाभ यह है कि ये यात्रा में लगने वाला समय और खर्चे को कम करता है। आमतौर पर लोग मीटिंग में शामिल होने के लिए, प्रशिक्षण के लिए, या अन्य कार्यो के लिए बहुत लम्बी दूरिया तय करते है। वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग ने इन सभी आमने सामने बैठ कर होने वाली मीटिंग को बहुत आसान और सस्ता बना दिया है। कभी कभी मैनेजरो, कर्मचारियों, और अन्य व्यवस्या सहकर्मिओ के लिए केवल एक मीटिंग के लिए अपने व्यस्त समय से यात्रा के लिए समय निकलना मुश्किल हो जाता है, लेकिन वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के जरिये इस समस्या का हल मिल गया है।

साथ ही, सभी कर्मचारी, आई.टी विशेषज्ञ, और टीम के अन्य सदस्य कभी भी अन्य कर्मचारीओ और क्लाइंट्स के साथ मीटिंग कर सकते है। इस तरह, वे बिना अपने कार्यालयों को छोड़े आसानी से उन समस्याओं को हल कर सकते हैं जिनका वो सामना कर रहे हैं या अपने भविष्य की योजनाओं पर भी चर्चा कर सकते हैं। इसके अलावा, अधिक से अधिक कर्मचारी ऑनलाइन बैठकों में भाग ले सकते हैं और अपने विचार व्यक्त कर सकते हैं क्योंकि ये विधि कुछ ही समय में सभी कर्मचारियों को एक साथ ला सकता है। इसमें एक विशेषता यह भी है कि ये चर्चा सत्र को रिकॉर्ड करके रख सकते है जिससे उन अनुपस्थित कर्मचारिओ को भी सहायता मिलेगी।

मानव आभासी जानकारियों को लेख और ऑडियो के मुकाबले आधी तेजी और अच्छी से समझता है। इसलिए, जब बैठक इंटरनेट पर किसी भी वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग एप्प के माध्यम से होती है, तो सम्भावना अधिक होती है कि कर्मचारी सभी जानकारिओं को अच्छे और प्रभाविक रूप से समझते है। यदि बैठक ऑडियो के माध्यम से या आमने सामने बैठकर होती है तो ये उतनी फलदायी और प्रभावशाली नहीं होती है। इसके आलावा, आप किसी भी समस्या को इस माध्यम से जल्द से जल्द हल कर सकते हैं या फिर समाधानों को मौके पर ही पेश किया जा सकता है, जिससे आपकी कंपनी को आपके प्रतिद्वंद्वियों की तुलना में अधिक बढ़त प्राप्त होगी।

ग्राहक और सहयोगीयो के साथ सारे विश्व भर में ऑनलाइन बैठक करने से उत्पादकता में भी वृद्धि होगी। दृश्य चित्र और संकेत अधिक कार्यशील सिद्ध हुए है और इसी कारन, ऑनलाइन वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के जरिये कि जाने वाली बैठकों में कर्मचारी अधिक रूचि दिखाते है। विशेषज्ञों ने भी इस बात की पुष्टि की है कि वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और विसुअल दृश्य आमने सामने की बैठकों की तुलना में अधिक प्रभावी होते हैं।

व्यवसायी यात्रा विभिन्न प्रकार से पर्यावरण को प्रभावित करते है। एक व्यक्ति को एक स्थान से दूसरे स्थान पर जाना पड़ता है और वह कई प्रकार से ऊर्जा जैसे इर्धन की खपत करता है जो प्रदूषण उत्पन करता है। उदहारण के लिए, कार्बन डाइऑक्साइड पर्यावरण में परिवर्तन का कारन बनता है और ग्लोबल वार्मिंग और ग्रीनहाउस गेसो का भी पर्यावरण पर गलत प्रभाव पड़ता है। बैठक के लिए की जाने वाली यात्राओं के कारन विभिन्न प्रकार के अपशिस्टो जैसे लैंडफिल का खतरा आदि का उत्पादन होता है।

इन बैठकों के दौरान, लोग स्याही, पेपर, प्लास्टिक, पानी की बोत्तले, डब्बो वाला खाना, और भी कई गैर-पुनर्नवीनीकरण उत्पादो का इस्तेमाल करते है जो पर्यावरण के लिए हानिकारक है और जिनकी कुछ खास आवश्यकता नहीं होती है। दूसरी और, वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग पर्यावरण के अनुकूल होता है। कई शोधो के द्वारा यह पता चला है कि व्यवसायी यात्राओं को ऑनलाइन बैठकों से बदलने से पर्यावरण पर बहुत सकारात्मक प्रभाव पड़ते है। ये कर्चारिओ के लिए कम खर्चीले, ऊर्जा-स्मार्ट, आर्थिक रूप से व्यवहार्य हैं और साथ ही ये प्रदूषकों, और अन्य अपशिष्ट पदार्थों को कम करते हैं।

अच्छे से तैयार होना शिष्टाचार का सामान्य हिस्सा है जिसपर आमतौर पर कोई भी ध्यान नहीं देता है। औपचारिक ढंग से तैयार होने से एक अच्छी छाप पड़ती है और ये आपकी गंभीरता भी दर्शाता हैं।आपको फैंसी दिखने कि आवश्यकता नहीं है। ऐसे रहिये जैसा ये होना चाहिए, आपको यह सुनिश्चिते कर लेना है कि चेहरा साफ हो, बाल साफ, सुथरे और अच्छे से व्यवस्थित हो। टाई के साथ एक अच्छी साफ शर्ट व्यवस्थित और सुन्दर दिखने के लिए आवश्यक है। एक अच्छी व्यवस्थित पोशाक के आलावा, यह भी सुनिश्चित कर लीजिये कि आपने केवल साधारण गहने पहने हो। यह भी देख लीजियेगा कि गहने ज्यादा शोर न करे। ऐसा इसलिए क्योकि आभुषणो का शोर बैठक कि गंभीरता को नष्ट कर सकता है।

इसी कारण के लिए, आपको बड़े आभुषणो के बजाय छोटे आभूसन पहनने की सलाह दी जाती है क्योकि ये काम शोर करते है। हम आपको छोटे और नाजुक स्टड, एक अच्छी अंगूठी, एक नाजुक चोकोर, एक घड़ी और एक ब्रेसलेट पहनने का सुझाव देते है। और, आपको बड़े झुमके, भरी गले के हार, पायल, और शोर करने वाले छल्ले नजरअंदाज करने है।

आप अपने सहकर्मीयों और कर्मचारियों को उनका समय नष्ट करके क्रोधित नहीं करना चाहते है। और बिलकुल ऐसा ही होगा यदि आप उन्हें इस बात की जानकारी नहीं देते है की उनके द्वारा आयोजित बैठक में आप शामिल नहीं हो पाएंगे; वे कुछ क्षण आपकी प्रतीक्षा करेंगे जिसमे वे बैठक के अजेंडा पर वार्ता कर सकते है। इसी कारण, आप बैठक के पहले ही अपनी सभी नियुक्तिया, और अन्य सभी कार्यो की जांच कर ले। और यदि आपकी कोई भी नियुक्ति या किसी को दिया हुआ समय आपकी बैठक के साथ मिलती है तो अपनी प्राथमिकता के अनुसार चयन करे। यदि बैठक आपके लिए महत्वपूर्ण है तो अपने सभी कार्य स्थगित कर दीजिये, और यदि कोई महत्वपूर्ण कार्यकर्म हो तो उसके संचालिक को जानकारी दे दीजिये। इस तरह, उन्हें आपके आने के लिए परितक्षा नहीं करनी पड़ेगी और वे अपनी बैठक शुरू कर सकते है, इस तरह वे क्रोधित नहीं होंगे अन्यथा आप नहीं बताएँगे तो वे क्रोधित हो जायेंगे

ऑनलाइन बैठकों में सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक अहइ स्वयं और अपने कर्मचारियों को अपडेटेड रखना। कभी भी ऑनलाइन बैठक तय करने से पहले, एक उचित एजेंडा बना ले, मीटिंग में चर्चा करने के लिए सभी महत्वपूर्ण बिंदुओं पर विचार करे, और फिर एक रूपरेखा बनाकर, अपने सभी कर्मचारी को भेजें। इस तरह से वे अपने आप को पहले से तैयार कर पाएंगे, और इस तरह आप एक सरल और कार्यशील बैठक कर पाएंगे। इस उद्देश्य के लिए, आप ईमेल, मोबाइल सन्देश का इस्तेमाल कर सकते है या कंपनी के पोर्टल पर नोटिफिकेशन फेज सकते है।

उपर्युक्त बातो के अलावा, आपके लिए यह भी महत्वपूर्ण है कि आप पहले से सभी उपकरणों की जांच कर ले। ऐसा इसलिए करे क्योकि यदि आप अपने उपकरणों की जांच पहले से नहीं कर लेते है तो वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के मध्य में यह काम करना बंद कर सकता है और आपकी बैठक का आधा समय इसी में बर्बाद हो जायेगा।ऐसी कुछ चीजें है जो एक निरंतर और उत्पादक बैठक के साथ एक कुशल वीडियो कॉन्फ्रेंस के लिए भी आवश्यक है, वे चीजे हैं एक स्थिर इंटरनेट कनेक्शन, एक अच्छा कैमरा, साथ में एक माइक्रोफोन और एक अच्छा स्पीकर भी। ।

यह सबसे महत्वपूर्ण शिष्टाचारो में से एक है और अक्सर इसे ही अनदेखा किया जाता है। यह महत्वपूर्ण है क्योकि यदि आप बिना तयारी के आते है, महत्वपूर्ण या अन्य जानकारी के बिना आते है, तो इससे ऐसा लगेगा कि आप इन बैठकों को लेकर गंभीर नहीं है या फिर आप मुर्ख लगेंगे। इसीलिए, यदि यह केवल एक जानकारी देने के लिए की गयी बैठक है तो भी यह सुनिश्चित कर ले कि आप हल के या आने वाले उपक्रमो के सम्बन्ध में अपने सवालों के साथ तैयार है। हमारी सलाह है कि आप आपको बैठक से पहले अपने कुछ उत्तरों या भाषणों का पहले से ही अभ्यास कल ले ताकि आप बैठक में अधिक आश्वस्त लगे। इसमें बैठक में समयानुसार या उससे पहले ही पहुंचना भी शामिल है। क्योकि जैसा हमने पहले कहा, आप अपने संयोजक, सहकर्मियों, और नियोक्ता को वीडियो कॉन्फ्रेंस में शामिल होने के लिए उन्हें इंतजार करवाकर उन्हें क्रोधित नहीं करना चाहेंगे।

वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग में एक अति आवश्यक नियम यह भी है कि कैमरा को सही स्थान पर सही से सेट किया गया है। आमतौर पर लोग इस पर ध्यान नहीं देते है, सही से चेहरा दिखने के बावजूद, कैमरा बुरी तरह सेट होता है। इसीलिए, जब आप एक ऑनलाइन बैठक में शामिल हो रहे हो तो यह सुनिश्चित कर ले कि आपने कैमरे का फ्रेम सही से सेट किया है कि आप कैमरे में सही से देख पा रहे है।या फिर, एक कुर्सी पर बैठकर, अपने कंप्यूटर या लैपटॉप को किसी सपाट टेबल पर रखे। इससे आपको कैमरे के लेंस और अपनी आँखों के बिच सही से सेट करने में सहायता मिलेगी, और आप सही स्थान पर दिखेंगे। यदि आप कैमरे को बहुत ऊंचे स्थान पर सेट करते हैं, तो यह दिखायेगा कि आपके पीछे क्या चल रहा है। और यदि आप इसे बहुत निचे सेट करते हैं, तो यह एक अजीब कोण भी बना सकता है।

आपका यह भी सुनिश्चित करना आवश्यक है कि आपके कमरे में रौशनी सही और काफी है। अन्यथा, ये आपके वीडियो कि गुणवत्ता को प्रभित करेगा और आप अच्छे नहीं दिखाई देंगे। यदि रौशनी काम होगी, तो ये वीडियो को धुंदला और काला बना देगा। दूसरी तरफ, यदि रौशनी ज्यादा होगी तो इससे आपका चेहरा ही ठीक से नहीं दिखाई देगा। इसीलिए, यह आवश्यक है कि आप रौशनी कि सही से व्यवस्था करे ताकि आपको अच्छा अनुभव मिले। और साथ ही, आपके पास एक स्पष्ट और साफ बैकग्राउंड होना चाहिए। क्यों? क्योकि इससे एक अच्छी छाप बनती है और आपके कर्मचारियों का भी ध्यान नहीं भटकेगा। इसीलिए किसी साफ और स्पस्ट दिवार के उलटी और बैठे। ये छोटी छोटी चीजें हैं जो आपको एक प्रोफेशनल वीडियो कॉन्फ्रेंस स्थापित करने में सहायता करेंगी।

वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग के लिए दूसरा महत्वपूर्ण शिष्टाचार यह है कि एक स्पष्ट आवाज में बात करे जो न ज्यादा नीची हो और न ज्यादा ऊंची। यदि आप नीयचे सुर में बात करोगे, तो जिन लोगो के पास कम बैंडविड्थ वाले कनेक्शन है उन्हें आपकी रे ठीक से सुनाई नहीं देगी। और दूसरी ओर, यदि आप ज्यादा ऊंची आवाज में बात करते है तो उन्हें आप असभ्य और अदम्य लगेंगे। इसका अर्थ यह नहीं है कि आपको अपने आपको समझने की आवश्यकता है, क्योकि यह समस्या आपके माइक्रोफोन के साथ भी हो सकती है। इसीलिए, स्पस्ट बोलने से हमारा अर्थ है कि आपको यह निश्चित करना है कि आपकी बात सबके समझ में आ रही हो, इसीलिए बैठक से पहले अपना माइक्रोफोन भी जांच ले। साथ ही, कोशिश करे कि आप किसी कि बात न काटे या किसी को बिच में परेशान करे।

उपयुक्त सभी निर्देशों के साथ साथ, आपको पूरी वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के दौरान बैठक के विषय पर ही बने रहना है। इसके कई अर्थ है। पहला, आपको पूरी बातचीत के दौरान अपने एजेंडे पर ही ध्यान रखना है और अन्य किसी विषय पर बातचीत नहीं करनी है। उदाहरण के लिए, आप अपनी या किसी ओर के निजी जीवन के बारे में बात नहीं करनी है। दूसरा, आपको अपने सभी सोशल मीडिया एप्प के नोटिफिकेशनो को भी बंद कर देना है ताकि आपका ध्यान न भटक जाये। या फिर, अपना फ़ोन ही साइलेंट कर दे। क्योकि यदि आप बैठक के दौरान किसी को संदेश भेजने या कॉल करने की कोशिश करेंगे तो इससे सभी को लगेगा कि आप इस बैठक के लिए गंभीर नहीं है या आपकी रूचि नहीं है।

बैठक में शामिल होने से पहले, अपने लिए किचन, मुख्या दरवाजा और बच्चो के कमरे से दूर एक स्थान ढूंढ ले। ऐसा इसलिए क्योकि चाहे अपने वायरलेस हैडफ़ोन ही पहना हो, माइक्रोफोन आपके आस पास के शोर को पकड़ ही लेता है। इसलिए, वीडियो कॉन्फ्रेंस के दौरान कुछ खाने या चबाने का प्रयत्न न करे क्योकि यह शिष्टाचार के विरुद्ध है। साथ ही, यदि आप मुख्या दरवाजे के करीब बैठेंगे तो दरवाजेर की घंटी या आने जाने वालो से आपका ध्यान वीकेन्द्र हो जायेगा, और यदि आप रसोई के करीब बैठते है तो रसोई के सामान के खोलने और बंद करने के आवाज से न केवल आप परेशान होंगे बल्कि आपके साथ के अन्य सहकर्मीयों को भी परेशानी होगी। साथ ही, दरवाजे को बंद कर दे और बैठक के दौरान किसी को भी कमरे में प्रवेश करने से मना कर दें क्योंकि इससे आपको अन्य कर्मचारियों के सामने शर्मिंदा महसूस हो सकती है।

जब यह कुछ चीजे है जो आपको वीडियो कॉन्फ्रेंस के लिए करनी है तो यह कुछ चीजे ऐसे भी है जिन्हे आपको वीडियो कॉन्फ्रेंस के दौरान नजरअंदाज करना है। और, आपको यह लग सकता है कि ये इतने महत्वपूर्ण नहीं है, लेकिन वास्तव में ये चीजे गहरा अंतर उत्पन कर सकते है। कोशिश करें कि आप विचलित न हों। ऐसा बहुत आसानी से हो सकता है कि आपका ध्यान ईमेल देखने में चला जाये, आप अपना फ़ोन देखने लगे या बैठक के चालुकालीन आप अपने निजी कार्य करने लगे। लेकिन अनजाने में कि गयी ये चीजे आपको लापरवाह सिद्ध कर सकती है। इसीलिए बैठक चाहे कितनी भी लंबी क्यों न हो, प्रोफेशनल बने रहे।

दूसरी महत्वपूर्ण चीज जिसका आपको ध्यान रखना है वह है कि जब आप बात नहीं कर रहे हो तो अपना माइक बंद कर दे। आप भूल सकते है कि आपका माइक चालू है और आप अपने करीब बैठे किसी से बात करने लग सकते है। इसलिए म्यूट बटन का उपयोग कीजिये और इससे बेहतरीन उपयोग लीजिये। अपने कार्यस्थल को शांत और ध्यान विकेन्द्रन मुक्त रखें, जैसे पालतू या शिशुओं को आसपास न रखे !स्क्रीन साँझा करते समय अधिक सावधान रहे। जो भी अन्य फाइल आप खोलेंगे वे सभी आपके अन्य सदस्य भी देख सकते है और इसलिए यदि आप नहीं चाहते है कि कोई आपके निजी सन्देश देखे तो जांचिए और अपने सभी प्रोग्राम्स को बंद कर दीजिये, यदि आपका स्क्रीन साँझा करना आवश्यक हो या न भी हो।